Каждое учреждение, работающие с отчетностью, имеют такие документы как накладные. Документы иметь информацию о товаре, а также отправителе и получателе.
Что такое накладная
Накладная — вид документа, который используется при передаче материальных вещей от одного лица к другому. Накладной считается документ, который не может подлежать изменениям, но есть несколько разновидностей данной справки.
Для чего нужны накладные
Такой документ как накладная, является обязательным для тех, кто занимается транспортировкой и отправкой груза. В бумаге может быть указана информация о виде продукта, о том, какого числа он был отправлен, а также дату поступления его в другую точку. Также в документе указана информация об отправителе и получателе. Зачастую указываются данные ФИО, номера телефона или электронная почта.
Разновидности накладных
Сегодня можно разделить несколько вариантов накладных, которые отличаются и имеют свои характеристики. Накладная может быть товарной и транспортной. Оба варианта документа имеют разные особенности и характеристики.
Что такое товарная накладная
В данном значении документ играет роль важной бухгалтерской отчетности, он предназначен для оформления процедур по отпуску товаров или услуг.
Благодаря всем данным в наложенной, можно многое узнать об организации, какой товар она предоставляет, каким образом его продает и кто ответственный за процесс.
Форма
В данном документе имеется основная информация, а именно полное название компании, дата отправки товара, код накладной, название товара, кем товар выпущен, а также кто имеет ответственность за товар. Весь документ разделен на условные разделы как: информация об отправителе и получателе, а также данные о товаре.
Особенности заполнения
Важно внимательно заполнять накладную, ведь это документ в котором ошибки не допустимы. Информация о получателе и отправителе должна быть готова заранее, не должно быть пропусков или ошибок, иначе документ не будет действенным. Если данные об отправителе и получателе указаны корректно и верно, нужно также указать сведения о товаре. Нужно описать точное количество, идентифицировать по коду и указать точное название и производителя.
Особенности оформления в электронном виде
Сегодня накладную можно оформить в электронном виде. При заполнении всей информации, можно будет отправить документ нужному предприятию.. Благодаря номеру накладной можно также совершить поиск по базе при необходимости и если она имеется на производстве или организации, таким образом можно найти нужный товар или ответственного за него работника при необходимости.
Особенности хранения
Накладные могут храниться долгое время. Период не должен быть меньше 1 095 дней. Накладная должны быть архивирована на 3 года. Храниться документ в специальной папке и при определенном распределении. Обычно хранением и архивированием занимается документовед, который и будет в дальнейшем выдавать бумаги для их изучения при их надобности.
Транспортная накладная
Данный вид документации предназначен для грузовых перевозок, он контролирует процесс перевода между всеми участниками, тем кто отправляет, передает и получает. Если данный документ есть в наличии у одной из сторон, он будет гарантией того, что был составлен документ о переправе определенного груза. Накладная постоянно присутствует при всех этапах транспортировки груза до конечного пути, накладная передается по очереди всем участникам, которые ответственны за груз до момента, пока он не прибудет к месту назначения. В транспортной накладной имеется вся необходимая информация, в частности это название груза, его количество и вес, сроки прибытия и другая информация.
Документ имеет весомые доказательства в случае с происшествиями или непредвиденными обстоятельствами которые могут случиться с грузом. Это своеобразный паспорт для груза, который имеет всю необходимую информацию. Если накладная присутствует когда груз пришел не в нужном количестве или плохого, это гарантирует одной из сторон защиту, например компенсацию или замену товара. Сегодня разделяют несколько видов транспортных накладных: железнодорожная, авиационная и другие.
Отличия между транспортной и товарно-транспортной накладной
Есть несколько отличий транспортной и торгово-транспортной накладной, среди них:
- Структура. Если ТТН имеет два раздела товарный и транспортный, имеющие таблицы. В транспортной же нет разделов из 17-ти пунктов и дополнительных сведений.
- Количество экземпляров. Если транспортная накладная будет выписана 3 раза, то товарно-транспортная — 4 раза.
- Назначение. Транспортная накладная — это договор по перевозке товара и не является основным. Товарно-транспортная накладная — это документы, который нужен для учета движений продукции, он имеет полное описание товара и его характеристики, поэтому является основным.
Такие отличия дают конкретно понять, что данные документы имеют свои характеристики и особенности.
Итоги
Казалось бы, что накладная, это что-то серьезное и далекое от обычного человека, но сегодня накладная присутствует абсолютно везде, это к примеру почтовые отправления, у каждого получателя, отправителя и перевозчика есть документ, доказывающий что в посылке есть определенный товар, указано его вес, срок прибытия и отправления. Благодаря накладным каждый человек имеет возможность при необходимости доказать каким отправлялся товар и каким прибыл, а также рассчитывать на компенсацию от одной из ответственных сторон при необходимости.
