Кожна установа, яка працює зі звітністю, має такі документи як накладні. Документи мають інформацію про товар, а також відправника та одержувача.
Що таке накладна
Накладна – вид документа, що використовується під час передачі матеріальних речей від однієї особи до іншої. Накладною вважається документ, який не може підлягати змінам, але є кілька різновидів цієї довідки.
Для чого потрібні накладні
Такий документ як накладна є обов’язковим для тих, хто займається транспортуванням та відправкою вантажу. У папері може бути зазначена інформація про вид продукту, про те, якого числа його було відправлено, а також дату надходження його в іншу точку. Також у документі вказана інформація про відправника та одержувача. Найчастіше вказуються дані ПІБ, номери телефону чи електронна пошта.
Різновиди накладних
Сьогодні можна розділити кілька варіантів накладних, які відрізняються та мають свої характеристики. Накладна може бути товарною та транспортною. Обидва варіанти документа мають різні особливості та характеристики.
Що таке товарна накладна
У цьому значенні документ грає роль важливої бухгалтерської звітності, він призначений для оформлення процедур відпуску товарів або послуг.
Завдяки всім даним у накладеній, можна багато дізнатися про організацію, який товар вона надає, яким чином його продає і хто відповідальний за процес.
Форма
У цьому документі є основна інформація, а саме повна назва компанії, дата відправки товару, код накладної, назва товару, ким товар випущений, а також хто відповідає за товар. Весь документ поділено на умовні розділи як: інформація про відправника та одержувача, а також дані про товар.
Особливості заповнення
Важливо уважно заповнювати накладну, адже це документ, у якому помилки не допустимі. Інформація про одержувача та відправника має бути готова заздалегідь, не повинно бути перепусток чи помилок, інакше документ не буде дієвим. Якщо дані про відправника та одержувача вказані коректно та правильно, потрібно також вказати відомості про товар. Потрібно описати точну кількість, ідентифікувати за кодом та вказати точну назву та виробника.
Особливості оформлення в електронному вигляді
Сьогодні накладну можна оформити в електронному вигляді. При заповненні всієї інформації, можна буде надіслати документ потрібному підприємству. Завдяки номеру накладної можна також здійснити пошук по базі за потреби і якщо вона є на виробництві чи організації, таким чином можна знайти потрібний товар або відповідального за нього працівника за потреби.
Особливості зберігання
Накладні можуть зберігатися тривалий час. Період не повинен бути менше 1095 днів. Накладна має бути архівована на 3 роки. Зберігатися документ у спеціальній папці та при певному розподілі. Зазвичай зберіганням і архівуванням займається документознавець, який і надалі видаватиме папери для їх вивчення за потреби.
Транспортна накладна
Даний вид документації призначений для вантажних перевезень, він контролює процес перекладу між усіма учасниками, тим, хто відправляє, передає та отримує. Якщо цей документ є в наявності у однієї із сторін, він буде гарантією того, що було складено документ про переправу певного вантажу. Накладна постійно присутня при всіх етапах транспортування вантажу до кінцевого шляху, накладна передається по черзі всім учасникам, які відповідальні за вантаж, доки він не прибуде до місця призначення. У транспортній накладній є вся необхідна інформація, зокрема ця назва вантажу, його кількість та вага, терміни прибуття та інша інформація.
Документ має вагомі докази у разі подій чи непередбачених обставин, які можуть статися з вантажем. Це своєрідний паспорт для вантажу, який має усю необхідну інформацію. Якщо накладна присутня коли вантаж прийшов не в потрібній кількості або поганого, це гарантує одній зі сторін захист, наприклад, компенсацію або заміну товару. Сьогодні поділяють кілька видів транспортних накладних: залізнична, авіаційна та інші.
Відмінності між транспортною та товарно-транспортною накладною
Є кілька відмінностей транспортної та торгово-транспортної накладної, серед них:
Структура. Якщо ТТН має два розділи товарний та транспортний, що мають таблиці. У транспортній немає розділів з 17-ти пунктів і додаткових відомостей.
Кількість екземплярів. Якщо транспортну накладну буде виписано 3 рази, то товарно-транспортну – 4 рази.
Призначення. Транспортна накладна – це договір перевезення товару і є основним. Товарно-транспортна накладна – це документи, необхідний обліку рухів продукції, він має повний опис товару та її характеристики, тому є основним.
Такі відмінності дають конкретно зрозуміти, що ці документи мають свої властивості та особливості.
Підсумки
Здавалося б, що накладна, це щось серйозне і далеке від звичайної людини, але сьогодні накладна присутня абсолютно скрізь, це, наприклад, поштові відправлення, кожен одержувач, відправник і перевізник мають документ, що доводить, що в посилці є певний товар, зазначено його вага, термін прибуття та відправлення. Завдяки накладним кожна людина має можливість за необхідності довести, яким відправлявся товар і яким прибув, а також розраховувати на компенсацію від однієї з відповідальних сторін за необхідності.
